【干货】在国外留学,如何使用地道的英语给学校打电话和发邮件?

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哈喽大家好,又是我Kelsey!在国外留学时,相信大家经常要和学校的老师及工作人员打电话、发邮件,如何使用地道的英语完成这两件事情于是就变得非常关键。和学校的工作人员沟通时,恰当的英语表达可以让我们的问题得到迅速且合理的解决。和老师沟通时,恰当的英语表达一定能给TA留下很好的印象!

可惜的是,大部分中国留学生此前在国内缺乏类似的经验,往往举起电话或写完邮件的开头后就不知所措。今天,Kelsey就来为大家介绍一下使用英语打电话和发邮件的技巧~

 

使用英语发邮件要注意什么?

英语邮件最重要的就是Be polite and concise,也就是要礼貌和简洁。你应当考虑你收邮件的对象是谁,他们看到你的邮件时候的第一反应是什么样的。就像你的tutor,每天都要收到几十封各种各样的邮件,非常忙碌之余还要耐心解答回复。如果一封邮件简洁明了,又简明扼要、不失礼貌,那一定会给老师留下很好的第一印象。下面是一些写作的建议。

邮件开头:一般用“Dear+姓氏,Hello/Hi/Hey+名字,To whom it may concern”的方式。Hello和Dear相对正式,而Hi适中,Hey则很适合亲密的小伙伴之间的表达。

虽然国外的老师一般都可以直呼其名,但是我的一个老师曾建议我们首次给老师发邮件的时候,最好用“Dear+姓氏”的表达开头,这样更得体。

就是说,不需要加任何Teacher/Professor的头衔,也不要直接用老师的名字。只有当老师回复你第一封邮件以后,再称呼老师名字比较妥当。

问候用语:一般的英语邮件的首句总是客套话。而我经常会使用的是“Hope this email finds you well”和“Hope you enjoy your weekends”,类似的客套话都是很棒的引入。

邮件正文:唯一的原则就是——单刀直入,表达清晰。第一句话就表达清楚你的诉求和疑惑,让你的读者可以迅速明白你这封邮件的目的是什么。

例如“I was wondering if… ”和 “Here I would like to inquire about…”

表达请求:此时,可以多多使用虚拟语态,也就是多多使用would和could,比如:

  • I would like to know if…

  • Could you let me know if…

  • Do you know if…

  • Could you please…

  • Would it be possible to…

  • We would appreciate if you could…

  • I was wondering if you could provide more information about…

并且,如果你是第一次给这个老师或者其他对象写邮件,那么请在正文之前先简单介绍一下你自己,不会显得很唐突。

邮件结尾:为了保持一样的礼貌和客套,结束一封邮件可以用:

  • I appreciate your assistance in this manner.

  • Thank you in advance and hope to…

如果有附件的话,可以用“Please refer to the attached document.”在落款时,建议使用“Best regards/Sincerely+名字”。

 

如何用地道的英语打电话?

在国外生活,很多情况下都需要用英语进行电话沟通,在此给大家一些英语对话的小建议吧

电话开头一般都用“Hello/Hi”, 以“This is ….from…”简单明了介绍自己的情况。需要转接某个人时可以用“May I speak to… / Could I speak with …”

如果无法理解或者听清电话那头的内容,此时我们可以说:

  • Sorry, I can’t hear you very well.

  • Could you repeat that?

  • Would you mind speaking a little more slowly?

当要和某个人约定日期时间时可以用:

  • How about….

  • Would + 日期+ work for you?

  • What would you prefer/suggest?

提示大家,如果电话中想要咨询问题,也应该多用虚拟语气,例如could和would。无论是打电话还是写邮件,精确和礼貌都是重要原则~

 

如何和国外学校工作人员求助?

一般求助学校工作人员都是可以直接找到学校的“学生服务中心”,你有任何的问题都可以在这里一站式解决,涉及面包括选课换课、海外教育、职业规划、心理辅导、校园WIFI指导等等。

大家可以先在校园官网上查询相关的内容,然后再去中心咨询。面对这些和蔼可亲的工作人员时,要简单表达自己的诉求。记得也要多多使用could和would的表达,表现出自己的礼貌。

其实,只要你善于观察别人的语言表达,勇于开口,英语口语会自然而然更加流畅和地道的!祝大家学习顺利~

易酱:感谢Kelsey小姐姐的分享!生活方面的经验看公众号就够啦,但有关留学申请的问题,还是要咨询你的顾问老师靠谱!大家可以戳下面的二维码找到易申网的资深顾问,0中介费申请英澳名校~

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